Humas IAIN Parepare --- Tim Arsiparis IAIN Parepare tengah melakukan langkah strategis dalam pengelolaan arsip. Program penataan dan pengelolaan arsip yang dimulai medio tahun 2024 ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas akses terhadap informasi penting yang tersimpan dalam arsip lembaga. Pusat pengelolaan arsip ini dipusatkan di gedung Perpustakaan Lt. 4.
"Penataan arsip ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional IAIN Parepare," ujar Ketua Tim Arsiparis, Hj. Azaliyatulhidayah saat dihubungi di tengah kesibukannya mengatur perpindahan arsip, Ahad (10/11/2024). "Dengan arsip yang terorganisir dengan baik, kita dapat mengakses informasi penting secara cepat dan mudah, sehingga mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat dan efisien," tambahnya.
Proses penataan arsip ini melibatkan berbagai jenis arsip, mulai dari arsip aktif yang masih sering digunakan, arsip inactive yang jarang digunakan, arsip statis yang memiliki nilai sejarah, hingga arsip musnah yang telah habis masa retensinya. Tim pengelolaan arsip bekerja keras untuk menata dan mengklasifikasikan setiap arsip dengan cermat, memastikan informasi terdokumentasi dengan baik dan mudah diakses.
Proses penataan arsip ini melibatkan pemindahan arsip dari gudang rektorat lama ke gedung Perpustakaan Lt. 4, sebuah langkah yang menjamin keamanan dan aksesibilitas arsip. Pemindahan arsip dilakukan secara bertahap, dimulai pada tanggal 1 November 2024 dan diperkirakan akan selesai dalam waktu 26 hari kerja.
Tim penataan arsip bekerja dengan sistematis, mengklasifikasikan arsip berdasarkan tahun penciptaan, jenis kegiatan, dan kode klasifikasi. Setiap arsip dicatat dengan detail, memastikan informasi lengkap dan akurat. Arsip yang telah habis masa retensinya akan dimusnahkan sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip), menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi.
"Kami berkomitmen untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip. Setiap arsip yang tersimpan di IAIN Parepare akan dikelola dengan baik, memastikan informasi tetap autentik dan terpercaya," ," tegas Hj. Azaliyatulhidayah.
Proses penataan dan pengelolaan arsip ini tidak hanya melibatkan JFT. Arsiparis, tetapi juga tenaga kependidikan dari bagian umum dan kepegawaian serta cleaning service. Kerja sama tim yang solid menjadi proses dalam memulai tata kelola kearsipan.
Ketua Tim Arsiparis IAIN Parepare berharap penataan arsip ini dapat meningkatkan kualitas pengelolaan informasi di lembaga. Arsip yang terorganisir dengan baik akan menjadi aset berharga yang mendukung kegiatan akademik, administrasi, dan penelitian di IAIN Parepare.
Tim Arsiparis Berbenah, Tata Kelola Kearsipan di Pusatkan di Gedung Perpustakaan Lt. 4